10 consigli per un’organizzazione di successo dei concerti

Nonostante le apparenze, è abbastanza semplice organizzare un concerto vicino a casa tua o altrove. Che tu abbia o no un’associazione, organizzare un concerto per la band che ami può essere fatto molto rapidamente se hai un po’ di buon senso e di motivazione.
Ecco alcune cose che devi fare per garantire il successo delle tue future serate come organizzatore.

1. Trovare il luogo adatto

Ci sono molti tipi diversi di luoghi per organizzare un concerto. In qualunque caso, dovrai trovare i contatti dei responsabili di questi locali.

Ogni tipo di locale ti offrirà una formula diversa, che va dal semplice affitto del luogo e del personale (tecnici del suono, delle luci e della sicurezza, baristi, ecc.), alla messa a disposizione gratuita dello spazio o all’autorizzazione ad organizzare un concerto in cambio di una percentuale sul numero di biglietti venduti.
Sta a te bussare a tutte le porte e trovare il giusto compromesso con il gestore del locale in modo che tutti siano soddisfatti della serata.

Nel caso di un locale che non ospita regolarmente concerti, non dimenticare di chiedere se ci sono problemi con i vicini a causa del rumore e qual è il coprifuoco, sarebbe un peccato se la band che stai ospitando smettesse di suonare solo dopo due canzoni.

Ovviamente, cerca di puntare a locali che ospitano regolarmente concerti. Più i locali in cui organizzi i concerti sono riconosciuti, più facile sarà la tua promozione.

2. Definire e studiare il budget per il vostro evento

Questo è probabilmente il punto più importante. Una volta trovato il luogo dove volete organizzare il vostro concerto, studiate il più precisamente possibile il costo globale della vostra serata prima di lanciarvi definitivamente nell’avventura.

Definisci chiaramente il budget promozionale (stampa di volantini, manifesti, annunci su Facebook, ecc.), il costo di ogni artista, il costo dell’affitto dell’impianto audio, il costo del locale, il catering, l’alloggio e l’agenzia di produzioni video. Chiediti qual è la capacità massima del locale e trova il miglior prezzo d’ingresso in modo da non perdere soldi durante la serata.

3. Definire la remunerazione dei gruppi

Se vuoi organizzare un concerto nella tua città, assicurati di eliminare tutte le fonti di spiacevoli sorprese prima di confermare la data. Definite in anticipo come la gli artisti saranno pagati, negoziate se necessario, ma siate ragionevoli, non dimenticate che per venire a suonare nel vostro comune, ogni band avrà dei costi fissi da pagare (benzina, pedaggi, usura del camion…). Definite quindi il tipo di accordo che sarà applicato durante il concerto:

  • Percentuale alla porta: il denaro raccolto alla porta sarà diviso in quote predefinite
  • Minimo garantito: la band prende un importo predefinito, che il locale sia pieno o vuoto;
  • Minimo garantito + percentuale di ammissioni: un mix tra le prime due soluzioni.

4. Preparare il catering

Assicurati di avere abbastanza da bere e da mangiare per la serata e controlla con il locale che i biglietti per le bevande/cibo saranno dati ai musicisti.
Cercate di rispettare il più possibile le richieste dai musicisti, ma non esitate a negoziare con loro se una richiesta vi sembra un po’ eccessiva.

5. Trovare un alloggio per il gruppo

Discuti con il gruppo se preferiscono alloggiare in un hotel o in un ostello. Ovviamente, un hotel comporterà dei costi extra nell’organizzazione della vostra serata, quindi la permanenza in un alloggio è spesso preferito da entrambe le parti. Se si sceglie questa opzione, ricordatevi di fornire abbastanza materassi e di sistemare il gruppo in una zona pulita e riscaldata.

6. Trovare artisti locali

Non esitate ad aggiungere una o due band locali al cartellone per rendere il concerto più attraente o per far conoscere gli artisti locali.
Le band locali generalmente sono meno costose e non dovrebbero causare perdite al budget del tuo evento. Inoltre, porteranno il loro pubblico, il che potrebbe farti buona pubblicità.

7. Trovare l’attrezzatura sonora

Una volta che la line-up per il tuo evento è completa e il luogo è stato trovato, se necessario dovrai noleggiare l’attrezzatura per gli artisti. Una band che viene da lontano e fa un tour in auto potrebbe non essere in grado di portare la propria batteria o la propria cassa della chitarra. In questi casi, assicuratevi che i musicisti siano d’accordo sull’attrezzatura che verrà utilizzata durante la serata.

8. Occuparsi delle formalità amministrative

Come organizzatore di concerti, normalmente devi dichiarare e chiedere i permessi alle autorità pubbliche, che magari ti chiederà di pagare una certa somma a seconda del luogo e dei gruppi che suoni.

9. Organizzare la squadra

Anche se è possibile gestire tutto da soli quando si organizza un concerto al bar, è spesso difficile riuscire a far fronte a tutti gli imprevisti.

Pianificate di conseguenza una squadra che vi accompagnerà durante l’evento: un tecnico del suono, una persona all’ingresso, un cuoco per il catering, qualcuno che aiuti le band a cambiare set, etc. Più grande è il luogo e più grande dovrà essere la squadra.

10. Promuovere l’evento

Questa è probabilmente la fase più importante, o almeno quella che ha più impatto sul successo o meno dell’organizzazione di un concerto, e che purtroppo è troppo spesso mal fatta per mancanza di tempo e risorse.

Spargi la voce sull’evento, vai a concerti dello stesso stile e distribuisci volantini. Non limitarti a creare un evento su Facebook ed Instagram, promuovilo, invita i gruppi a condividere la pagina. Siate attivi, non aspettate che il pubblico scopra questo o quell’artista che viene nella loro città: andate a cercarli!